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Conformément à l’arrêté du 26 aout 2022 modifiant l’arrêté du 25 mai 2016, le comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation.

Le comité de suivi individuel du doctorant assure un accompagnement de ce dernier pendant toute la durée du doctorat. Il se réunit obligatoirement avant l’inscription en deuxième année et ensuite avant chaque nouvelle inscription jusqu’à la fin du doctorat.

Les entretiens sont organisés sous la forme de trois étapes distinctes :
1.    présentation de l’avancement des travaux et discussions,
2.    entretien avec le doctorant sans la direction de thèse,
3.    entretien avec la direction de thèse sans le doctorant.

Au cours de l’entretien avec le doctorant, le comité évalue les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Lors de ce même entretien, il est particulièrement vigilant à repérer toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d’agissement sexiste. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien au directeur de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse.

En cas de difficulté, le comité de suivi individuel du doctorant alerte l’école doctorale, qui prend toute mesure nécessaire relative à la situation du doctorant et au déroulement de son doctorat.

Le comité de suivi est composé

Pour les doctorants à temps plein : à partir de la 4e année
Pour les doctorants à temps partiel : à partir de la 7e annéeUn délai supplémentaire peut être accordé à titre dérogatoire par le chef d’établissement sur proposition du directeur de l’ED après avis du bureau des ED/CED.

Procédure et pièces à fournir par le doctorant une semaine avant la date de commission de dérogation :

Pour cette autorisation, le comité est particulièrement vigilant à l’état d’avancement des travaux et fondera sa décision sur l’avis émis par le comité de thèse de 3e année ou de 6e année.

NB : cette dérogation peut être accordée aux doctorants ayant en particulier un mandat électif dans les conseils d’université et de composantes, exerçant une activité salariée (hors thèse financée et pour les doctorants à temps partiel) sur production d’une attestation de leur employeur, ayant eu des arrêts-maladie (sur justificatifs) et aux doctorantes ayant eu un enfant pendant la période de préparation de la thèse.

Cas spécifique : Simplification du dossier de demande de dérogation d’inscription si le doctorant s’est inscrit entre le 01/04 et 30/06 en première année. Allégement du dossier en transmettant uniquement : 2 CST, courrier de sollicitation du doctorant au Président d’une nouvelle année, demande d’autorisation d’inscription, courrier d’appui du directeur de thèse.

Calendrier des commissions de dérogation pour l’année 2022/2023
– jeudi 22 septembre 2022
– mercredi 19 octobre 2022
– mercredi 16 novembre 2022

En préalable, l’ED vérifie que le candidat a rempli ses obligations de formation.

Condition particulière à l’ED536 :
Pour être autorisé à soutenir, le doctorant doit a minima valider ses travaux de recherche par, selon les secteurs disciplinaires (cf. politique des sections CNU correspondantes):
un article soumis (avec justificatif de soumission) en 1er auteur dans un journal international (indexé dans la base de données ISI ou référencé par le HCERES), ou encore un dépôt de brevet. Des dérogations pourront être accordées sur justification (ex.: thèses sous clause de confidentialité).

Deux rapporteurs habilités à diriger des recherches sont désignés par le directeur de l’ED sur proposition du directeur de thèse. La fiche correspondante (Annexe A sur l’ENT du doctorant) doit être déposée à l’ED entre 8 à 6 semaines avant la soutenance (délai conseillé: 2 mois). Simultanément, le doctorant envoie son manuscrit de thèse aux rapporteurs.
Les rapporteurs doivent être extérieurs à l’ED et à l’établissement du candidat, ils peuvent appartenir à des établissements d’enseignement supérieur ou de recherche étrangers. Une personne ayant participé au comité de suivi indivisuel de thèse ou signé une ou plusieurs publications avec le doctorant au cours de sa thèse, ne peut pas être proposée comme rapporteur. Elle peut cependant participer au jury en tant qu’examinateur, voire être président de jury.
Pour toute personne proposée en tant que rapporteur et n’étant pas de rang A, un cv mentionnant la date de l’obtention de l’HDR doit etre fourni.
Les rapporteurs font connaître leur avis par des rapports écrits sur la base desquels le directeur de l’ED autorise la soutenance. Ces rapports sont communiqués au jury et au candidat avant la soutenance.

 

NB Important : simultanément à l’Annexe A, le doctorant doit compléter et renvoyer au secrétariat de l’ED la fiche d’autorisation de diffusion de la thèse (annexe C), un CV détaillant ses publications ainsi que son manuscrit en un seul fichier en format PDF. Le modèle de page de garde doit impérativement etre utilisé ( seule la première page est obligatoire, le plan ou le contenu peut être aménagé selon les contraintes disciplinaires ou les envies de chacun).
Ici : template LaTex de la page de garde
Les annexes sont à retirer sur l’ENT du doctorant.

 

Les autres membres du jury (examinateurs) sont désignés par le directeur de l’ED sur proposition du directeur de thèse. La fiche correspondante (Annexe B sur l’ENT du doctorant) doit être déposée à l’ED au plus tard 4 semaines avant la soutenance de thèse. La validation de l’Annexe B ne peut intervenir qu’après réception des rapports des rapporteurs.
Le nombre des membres du jury est compris entre 4 et 8. Il est composé :

NB: Les personnes impliquées dans la direction de la thèse participent au jury. Elles sont donc prises en compte dans les règles de constitution du jury (ratio rang A/rang B, ratio extérieurs/intérieurs, équilibre H/F) et prennent part à la discussion du jury avec le doctorant. Toutefois, elles ne prennent pas part à la délibération à huis-clos et ne signent pas le PV de délibération (annexe D).
Elles signent le rapport de soutenance, lequel doit cependant spécifier que la décision finale a été prise par les membres du jury hormis les personnes impliquées dans la direction de la thèse.Afin de pouvoir diffuser l’annonce de votre soutenance de thèse en tant qu’actualité sur le site de l’Université, la fiche d’information sur votre soutenance doit etre retournée à la gestionnaire de l’ED au moins deux semaines avant la date de soutenance prévue.

Quelques informations :

La soutenance est publique, sauf dérogation accordée à titre exceptionnel par le chef d’établissement si le sujet de la thèse présente un caractère confidentiel avéré.
Dans le cadre de ses délibérations, le jury apprécie la qualité des travaux du candidat et de sa présentation orale, ainsi que son aptitude à discuter ses résultats et leurs prolongements en réponse aux questions du jury.
A titre exceptionnel, et à l’exception de son président, les membres du jury peuvent participer à la soutenance par des moyens de visioconférence.

L’admission au grade de docteur ou l’ajournement est alors prononcé.
Des corrections au manuscrit (à effectuer dans les trois mois suivant la soutenance) peuvent être demandées au candidat avant l’autorisation de reproduction et la délivrance du diplôme.

Le président établit un rapport de soutenance contresigné par chaque membre du jury. Il n’y a plus de mention. Le rapport de soutenance est communiqué au candidat dans le mois suivant la soutenance.

A l’issue de la soutenance et en cas d’admission, le docteur prête serment, individuellement en s’engageant à respecter les principes et exigences de l’intégrité scientifique dans la suite de sa carrière professionnelle, quel qu’en soit le secteur ou le domaine d’activité.

Le serment des docteurs relatif à l’intégrité scientifique est le suivant :
“En présence de mes pairs.
Parvenu(e) à l’issue de mon doctorat en [xxx], et ayant ainsi pratiqué, dans ma quête du savoir, l’exercice d’une recherche scientifique exigeante, en cultivant la rigueur intellectuelle, la réflexivité éthique et dans le respect des principes de l’intégrité scientifique, je m’engage, pour ce qui dépendra de moi, dans la suite de ma carrière professionnelle quel qu’en soit le secteur ou le domaine d’activité, à maintenir une conduite intègre dans mon rapport au savoir, mes méthodes et mes résultats.”

• Qui est concerné ?

Les doctorantes et les doctorants
– dont l’inscription intervient à partir de septembre 2022, signent la charte du doctorat amendée de leur établissement, dans laquelle figurent le principe et le texte de la prestation de serment. A l’issue de leur soutenance, ces nouveaux docteurs et nouvelles docteures prêteront serment.
– inscrites et inscrits avant septembre 2022 et concernés par une réinscription, se voient proposer, au moment de leur réinscription, la signature d’un avenant de la charte du doctorat de leur établissement, dans lequel figure le principe et le texte de la prestation de serment. A l’issue de leur soutenance, ces nouveaux docteurs et nouvelles docteures, ayant signé la charte amendée, prêteront serment.
– inscrites et inscrits avant septembre 2022 et devant soutenir leur thèse à compter de cette date, mais n’étant pas soumis à une réinscription (soutenance avant 31 décembre 2022), n’ont pas à signer la charte du doctorat amendée de leur établissement, mais peuvent prêter serment sur une base volontaire, dans le cadre des modalités mises en œuvre par leur établissement d’inscription

• Comment se déroule une prestation de serment ?

Selon les termes de l’arrêté, la prestation de serment intervient individuellement lors de la soutenance, une fois la candidate ou le candidat déclarés admis.
Cette étape de la soutenance est inscrite au procès-verbal, selon les modalités définies par l’établissement.
A cet effet l’annexe D (procès-verbal) a été modifiée en conséquence.
Le Président du jury devra préciser sur l’annexe D (en cochant la case dédiée) si le doctorant a prêté serment.

La version anglaise du serment :
« In the presence of my peers. With the completion of my doctorate in [research field], in my quest for knowledge, I have
carried out demanding research, demonstrated intellectual rigour, ethical reflection, and respect for the principles of research
integrity. As I pursue my professional career, whatever my chosen field, I pledge, to the greatest of my ability, to continue to
maintain integrity in my relationship to knowledge, in my methods and in my results. »

•  Demande de soutenance à huis-clos

A titre exceptionnel, une soutenance de doctorat peut avoir lieu à huis-clos, si la thèse de doctorat présente un caractère confidentiel avéré. La thèse doit alors faire l’objet d’engagements de confidentialité des rapporteurs et des membres du Jury et, le cas échéant, d’engagements de confidentialité du public invité à assister à la soutenance. Un embargo sur la diffusion de la thèse, d’une durée supérieure ou égale à la durée de confidentialité, doit également être prévu. La demande de soutenance à huis-clos doit être faite au chef d’établissement, les services en charge du dépôt légal des thèses et de leur diffusion doivent être informé de la décision :

La thèse peut être rédigée dans une langue étrangère. Une autorisation doit être demandée par le doctorant et adressée au Directeur de son ED. Chaque demande sera examinée au cas par cas.
Si la demande est acceptée, le doctorant devra accompagner son manuscrit en langue étrangère d’un résumé de 30 lignes minimum en français.

Ce prix individuel d’un montant de 1500 euros est destiné à récompenser des recherches doctorales de très grande qualité dans le cadre du programme pluridisciplinaire de l’EUR.
Seuls les doctorants bénéficiant du label Implanteus sont autorisés à candidater.Modalités de candidature
Au cours des 2 mois suivant la soutenance de la thèse, le candidat au prix devra faire parvenir à la Cheffe de Projet de l’EUR (sylvie.fayard@univ-avignon.fr) les documents suivants :
– une lettre cosignée par le directeur de thèse soulignant la qualité de la recherche doctorale
– le manuscrit de thèse au format pdf
– le rapport de soutenance
– les publications (format pdf) rapportant ces recherches dans des revues internationales à comité de lecture (si elles ne figurent pas déjà dans le manuscrit).

En fin d’année universitaire, le Comité Exécutif de l’EUR (éventuellement assisté par des experts extérieurs) sélectionnera le lauréat du prix.
Le prix sera officiellement remis au lauréat par le Directeur de l’EUR à l’occasion de la cérémonie de remise des diplômes de doctorat.

Exceptionnellement,
– pour 2022/2023 pour un doctorant de 3eme année titulaire du label et ayant soutenu avant juin 2023, le prix pourra être attribué cette même année.
– pour 2023/2024 pour un doctorant de 2eme année titulaire du label et ayant soutenu avant juin 2024, le prix pourra être attribué cette même année.